Z.Hd. Bedeutung: Alles Wissenswerte über die Verwendung von “zu Händen”
In diesem Artikel möchten wir Ihnen die Begrifflichkeit „zu Händen“ näherbringen und aufzeigen, wie Sie diese am besten einsetzen, damit das Schreiben auch beim gewünschten Adressaten landet. Wann benötigen Sie diesen Hinweis überhaupt? Wohin muss dieser Zusatz im Adressfeld? Wie kürzen Sie ihn idealerweise ab? Müssen E-Mails ebenfalls mit der Anmerkung versehen werden? Und wann kommen Sie nicht umhin, die Anweisung „persönlich/vertraulich“ im Empfängerfeld zu verwenden?
Warum ist die Verwendung von “zu Händen” relevant?
Wir kommunizieren heute in erster Linie digital. Wir schreiben E-Mails, chatten in diversen Messengern (firmenintern gern mit Teams oder ähnlichen Tools), schreiben SMS, WhatsApp-Nachrichten oder Messages bei Signal. Doch es gibt weiterhin mehr als genügend Beispiele dafür, dass auch die klassische Post, also real auf Papier gedruckte Schreiben, weiterhin Verwendung finden. Meist geht es dabei um offizielle oder behördliche Angelegenheiten, also zum Beispiel um Rechnungen oder Mahnungen, um Briefe von Ämtern und Dienststellen und um Verträge.
Wenn Sie selbst ein Schreiben aufsetzen, das in gedruckter Form versendet wird, und Sie kennen den Empfänger innerhalb einer Organisation (also in einer Behörde, bei einem Kunden oder in der HR-Abteilung eines Betriebs, bei dem Sie sich bewerben möchten), dann sollten Sie unbedingt den Vermerk „zu Händen“ bzw. dessen geläufige Abkürzung benennen. Zu den geläufigen Abkürzungen für diese Formulierung kommen wir übrigens später noch („z. Hd.“ wäre etwa akzeptabel). Auf diese Weise nimmt der Brief keine unnötigen Umwege, bis er dem Adressaten zugestellt wird, was wiederum Zeit einspart und bei den Adressaten in der Regel gut ankommt – sie fühlen sich wertgeschätzt, wenn diese persönliche Ebene genutzt wird. Ist ein Brief also offizieller oder behördlicher Natur, dann ist die Verwendung dieses Hilfsmittels nicht nur weiterhin üblich, sondern sogar effizient.
Wann sollte “zu Händen” verwendet werden?
Die Verwendung von “zu Händen” ist besonders dann angebracht, wenn ein Schreiben offizieller oder behördlicher Natur ist. Dies kann beispielsweise in folgenden Fällen der Fall sein:
1. Bei Geschäftskorrespondenz:
Wenn Sie ein Schreiben an ein Unternehmen verfassen und den Empfänger persönlich kennen, sollten Sie unbedingt “zu Händen” verwenden. Dies zeigt Respekt und Wertschätzung gegenüber dem Empfänger.
2. Bei Bewerbungen:
Bewerben Sie sich bei einem Unternehmen und wissen, wer für die Bewerbungen zuständig ist? Dann nutzen Sie diese Formulierung, um sicherzustellen, dass Ihre Bewerbung direkt in die richtigen Hände gelangt.
3. In der Behördenkommunikation:
Im Umgang mit Behörden und Ämtern kann die Verwendung von “zu Händen” dazu beitragen, dass Ihr Schreiben schneller und gezielter bearbeitet wird.
Wie kürzt man “zu Händen” idealerweise ab?
Die geläufigste Abkürzung für “zu Händen” ist “z. Hd.” Diese Abkürzung wird in der Geschäftskorrespondenz oft verwendet und ist allgemein akzeptiert. Wenn Sie also Platz sparen oder die Schreibarbeit vereinfachen möchten, können Sie bedenkenlos “z. Hd.” verwenden.
Müssen E-Mails ebenfalls mit der Anmerkung versehen werden?
In der digitalen Ära stellt sich die Frage, ob E-Mails ebenfalls mit der Anmerkung “zu Händen” versehen werden sollten. Die Antwort ist in den meisten Fällen nein. In E-Mails wird die Zuordnung des Empfängers in der Regel durch die E-Mail-Adresse selbst sichergestellt. Die Verwendung von “zu Händen” ist daher in E-Mails normalerweise nicht notwendig.
Wann ist die Anweisung “persönlich/vertraulich” im Empfängerfeld relevant?
Die Anweisung “persönlich/vertraulich” im Empfängerfeld ist dann relevant, wenn Sie sicherstellen möchten, dass Ihr Schreiben vom Empfänger persönlich gelesen wird und vertrauliche Informationen enthält. Diese Anweisung kann in verschiedenen geschäftlichen Situationen verwendet werden, insbesondere wenn Datenschutz und Vertraulichkeit oberste Priorität haben.
Insgesamt ist die Verwendung von “zu Händen” ein wichtiges Instrument in der Geschäftskorrespondenz, um sicherzustellen, dass Ihre Nachricht den richtigen Empfänger erreicht und Ihre Kommunikation effizient und respektvoll gestaltet wird. Seien Sie sich bewusst, wann und wie Sie diese Formulierung einsetzen sollten, um Ihre Nachrichten gezielt zu adressieren.